Googleスプレッドシートのマスターになるためには、FILTER関数、UNIQUE関数、そしてプルダウン機能を組み合わせた検索シートの作成が必須です。
ここでは、初心者でもスムーズに構築できるステップバイステップのガイドを通じて、データの効果的な整理と検索を実現する方法をお伝えします。
FILTER関数で条件に合ったデータを抽出し、UNIQUE関数で重複を排除。
更に、プルダウン機能を活用して直感的な検索体験を提供します。
データの迅速な検索と整理が可能な検索シートの構築をマスターしましょう！
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FILTER関数のメリット
フィルタ機能はとても便利な機能で、データを絞り込むにはとてもありがたい機能です。
しかし、データ量が多く、何十列もあるようなデータだとしたらどうでしょう？？
横スクロールさせて目的の列でフィルタをかけて、複数条件にしたければさらに目的の列に行って・・・
ちょっと面倒ですよね？
そんなちょっと面倒だなという思いから解放されるために、FILTER関数を活用していきましょう。
FILTER関数のメリットは・・・
- FILTER関数は元のデータを参照して条件によって絞り込むだけなので、元のデータを壊さない。
- 大量のデータから、必要な絞り込み条件だけ記述することで、絞り込みが可能。
ということで、FILTER関数を使った、ちょっとだけ便利な検索シートを作ってみました。
UNIQUE関数でFILTER関数の条件となる値を抽出する
FILTER関数の構文は以下の通りです。
=FILTER(範囲, 条件1, [条件2, …])
FILTER関数の使い方について、詳しくは下記の記事を参照してください。
この「条件」の部分で指定する値をまずは抽出していきます。
大量のデータの中から一意の値だけを抽出するUNIQUE関数を使います。
UNIQUE関数の構文は以下の通りです。
=UNIQUE(データ範囲）
正確には、
=UNIQUE(データ範囲, [by_column], [exactly_once]）
のように、[by_column]と[exactly_once]の指定（TRUEまたはFALSE）ができ、未入力の場合はFALSEの扱いとなりますが、今回は一意の値だけ抽出するので未入力（いずれもFALSE扱い）で問題ありません。
元の表が下図のような表だとします。（シート1にこの表があるとします。）
それでは、シート2に「品種」で検索する仕組みを構築していきます。
「品種」がいっぱいありますが、このデータから一意な品種名だけを抽出するために、前述のUNIQUE関数を使います。
シート2のセルA1に下記のようにUNIQUE関数を記述します。
=UNIQUE(‘シート1’!B:B)
シート1のB列に品種名があるので、その範囲を指定しています。
下図のように「品種」というヘッダーも含めて一意な値が抽出されます。
これで、品種の一意な値が抽出されました。
次にこれをプルダウンの範囲に指定していきます。
プルダウンで範囲を指定する
プルダウン機能の使い方は、下記の記事でも紹介しています。
先ほどUNIQUE関数で抽出した品種データをプルダウンの範囲に指定していきます。
プルダウンを下図のようにセルC2に設定してみましょう。
ヘッダー部分は不要なので、範囲は =$A$2:$A$9 とします。
これでセルC2にプルダウンが設定されました。
試しに押してみると、品種が選択できるようになってますね。
これで事前準備が整いました。
最後にFILTER関数の設定をしていきましょう。
FILTER関数の設定をする
あらかじめ下図のように表のヘッダー部分だけをシート2に作っておきましょう。
元となる表の1行目をコピーするだけで良いです。
セルE2にFILTER関数を記述していきます。
=FILTER(‘シート1′!A2:D16,’シート1’!B2:B16=C2)
「範囲」はシート1のある表のA2:D16の範囲です。
そして「条件」は、シート1のある表のB列（B2:B16）の値「品種」が、先ほどプルダウン設定をしたセルC2を参照するように記述します。
プルダウンで品種が選択されていないと、＃N/A とエラー表示になっています。
ではプルダウンで「ふじ」を選んでみます。
このように、品種を選ぶことで、簡単に絞り込みされた表が表示される仕組みができあがりました。
おまけ（エラー表示を違うメッセージにする）
「品種」が選択されていないと、エラー表示（#N/A）されるのが気持ち悪いときは、
IFERROR関数を使って回避しましょう。
=IFERROR(FILTER(‘シート1′!A2:D16,’シート1’!B2:B16=C2),”品種を選択してください”)
このようにIFERROR関数を使うことで、
FILTER関数でエラー値が返されたときに「品種を選択してください」と表示する。
という書き方になります。
IFERROR関数の構文は下記のとおりです。
IFERROR(値, [エラー値])
最初の「値」の部分がエラーが無かった時に返す値になるので、FILTER関数で実行された結果が表示されます。
そのFILTER関数がエラー値を返した場合は[エラー値]の部分を表示するので、
そこに記述したメッセージが表示される仕組みです。
まとめ
今回は、FILTER関数を活用するために、UNIQUE関数とプルダウン機能をうまく組み合わせて、検索するシートを作成しました。
このようにいろいろな関数や機能を組み合わせることで、便利な使い方ができるようになります。
かなりシンプルな例なので、このまま活用するには物足りないと思いますが、「んじゃ、こういうこともできるんじゃないか？」みたいな発見のきっかけになると嬉しく思います。
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