Googleドキュメントで差込印刷

Googleドキュメントは、Wordと同程度の機能を持ちつつ、共同編集もできる優れたアプリ。

Googleドライブ上で扱われるため、どこでもネットワークの繋がる場所なら編集できるのも利点。

しかし、そのままではWordにExcelデータを用いたような差し込み印刷は使えません。

そこでここでは「アドオンの追加」を利用して、ドキュメントにスプレッドのデータを利用して差込印刷をする方法を解説します。

アドオンの追加

まずは差込印刷ができるようにアドオンの追加をしましょう。

Googleドキュメントの上部にある「拡張機能メニュー」を選択します。

「アドオン」　→　「アドオンを取得」　を選択すると、以下のような画面が表示されます。

「アドオンの追加」とは、デフォルトのGoogleドキュメントでは持っていない機能を拡張する機能です。今回は無料のものを使いますが、有料のものもあり、ほとんどが英語版です。

表示された画面の一番うえに「アプリを検索」とあります。

その欄に「foxy labels」と入力しEnterキーを押します。

いくつかのアプリが検索結果として表示されるので、「Foxy Labels」を選択します。

「Foxy Labels」を選択すると、インストールの確認画面が表示されます。

画面の下部に対応デバイスのアイコンが表示されています。

今回はGoogleドキュメントとGoogleスプレッドの両方を使うので、２つのアイコンが表示されています。

GoogleドキュメントとGoogleスプレッドの両方にアドオンが追加されます。

右上のインストールボタンを押しましょう。

「インストールの準備」の画面が表示されます「続行」を押しましょう。

アカウントの選択画面が出るので、自身のアカウントを選択してください。

上図のような画面が表示されるので、右下の「許可」を選択してください。

GoogleドキュメントとGoogleスプレッドの両方にインストールします。

1件ずつインストールとなるので、「次へ」を押してください。

これで「Foxy Labels」のインストールが完了しました。

「完了」ボタンを押すと、画面が閉じます。

インストールが完了すると、下図のように拡張機能に「Foxy Labels」のメニューが追加されます。

ここまでで、差込印刷をするためのアドオンの追加は終わりです。

次から差込印刷の設定を解説します。

差込印刷の設定

アドオンの追加が終わったら、いよいよ差込印刷の設定です。

順を追って解説します。この手順通りに行うと、ラベル印刷ができるようになります。

拡張機能　→　Foxy Labels　→　Create labels　（上図の赤枠）を選択しましょう。

選択すると、少し内部処理がはいり、画面の右側の下図のようなメニューが表示されます。

「select a template」を選択しましょう。

ラベルの種類（パターン）を選択できるようになります。

このまま「5160 Avery・・・」を選択しても良いのですが、

「Page format」　が　「Letter-8-1/2″x11″」になっているので使いづらいと思います。

下の方にかなりスクロールすると、下図で示したようなテンプレートがあるので、

今回はそれを使って説明します。

「3422 Avery Zweckform ・・・・」というテンプレートを使って説明します。

Paga format　A4

Labels per sheet　24　

Dimensions　70x35mm

A4用紙に、サイズ70x35mmのラベルが24枚分配置されたテンプレートということになります。

Apply template　を押して少し待つと、ドキュメントが下図のようにラベル用紙っぽくなります。

そして、右側のサイドメニューも下図のように変わります。

サイドメニューの中断あたりに「Select a spreadsheet」とあるので、選択します。

今回は以下のようなデータを元に差込印刷を行います。

ファイル名は「差込印刷用テストデータ」としました。実際にはどんなファイル名でも大丈夫です。

差込用の元データを準備してから「Select a spreadsheet」を選択してください。

「Select a spreadsheet」をクリックすると、ファイル選択の画面が表示されます。

「差込印刷用テストデータ」を選択して、左下の「Select」をクリックします。

サイドメニューが下図のように「差込印刷用テストデータ」が選択されていることを確認してください。

ここまでで、データの連携は終わったようなものです。

実際に差し込みデータを出力するために、設定していきます。

今回はラベル印刷なので、最初の行に郵便番号を設定します。

Googleドキュメント上のラベルの一番左上を選択しておきましょう。

右側のサイドメニューにある「Selcte a filed」を選択しすると、下図のようにスプレッド上の項目が表示されます。

スプレッドデータの項目順に表示されます。

まずは「郵便番号」を選択してみましょう。

選択すると　{郵便番号}　が挿入されます。

せっかくなので、{郵便番号}　の前に「〒」マークを付けておきましょう。

同様の手順で、住所、名前などを挿入すると、以下のようになります。

姓と名の間にスペースを、名の後ろに「様」を入力し、中央寄せにしています。

だいぶ住所ラベルらしくなりましたね。

ここまで準備が整ったら、サイドメニューにある「Create labels」のボタンを押してください。

少し待つと、サイドメニューが次のように表示されます。

「準備が整いました」ということで、What’s next?　のとおり、

「Open」ボタンを押しましょう。

このように、データが差し込まれた新たにドキュメントが作成されます。

WordとExcelで差込印刷をするときは、データを差し込みながら印刷していく感じですが、「データの差し込みが完了したファイルを作成する」というイメージですね。（Wordのファイルに出力と似たような動きです。）

新たにファイルが作られるので・・・

同一フォルダ上に、上図のように新しいドキュメントファイルが生成されます。

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まとめ

以上が、GoogleドキュメントにGoogleスプレッドのデータを差し込んで印刷する方法です。

少しWordとは勝手が違うのと、アドオン自体が海外製なので、使いづらさはあるかもしれませんが、手順を覚えればそれほど難しい作業ではありません。

テンプレートがかなりありますので、自分に合ったテンプレートを探して積極的に使ってみましょう。

その他、Googleアプリ関連の使い方を随時更新しておりますので、気になる方はご覧ください。

また、「こういった使い方をまとめて欲しい」などの希望がございましたら、お問い合わせいただければ、すべてのご希望に添えるかはわかりませんが、なるべく対応したいと思います。